Las mejores alternativas gratuitas a Microsoft Excel

Las hojas de cálculo son omnipresentes: la gente las utiliza todos los días para hacer un seguimiento del inventario, elaborar un presupuesto, controlar los datos y un millón de cosas más. Y, aunque Microsoft Excel ha sido la hoja de cálculo por excelencia durante años, hay otras alternativas (gratuitas) que pueden gustarte más.

Sea cual sea el motivo por el que utilizas una hoja de cálculo, lo más probable es que hayas usado Microsoft Excel en algún momento. Y, aunque el programa es más que capaz de manejar cualquier cosa que le eches (incluso Patrones de punto de la abuela y los de tu hermano pequeño planos de construcción de Minecraft), Excel es caro e incluso carece de algunas funciones que lo harían más utilizable. Por suerte, hay muchas alternativas gratuitas, muchas de las cuales son igual de potentes y fáciles de usar.

Qué buscar en una alternativa a Microsoft Excel

El software de hoja de cálculo gratuito debe ser tan potente como las opciones de pago y venir provisto de todas las herramientas que necesitas para hacer una hoja de cálculo. Aquí están las características más importantes que debe ofrecer un buen software de hoja de cálculo, y por qué son importantes:

• Una interfaz intuitiva: Las hojas de cálculo están diseñadas para gestionar tareas complejas, pero eso no significa que el software en sí deba ser tosco o difícil de usar. Las mejores alternativas a Excel tienen un aspecto limpio y moderno y una organización inteligente de las herramientas, y están provistas de una artillería de fórmulas, funciones y plantillas integradas. El software también debe ser compatible con varias plataformas, para que puedas acceder a él desde cualquier lugar.
• Soporte de colaboración en vivo: Si tu equipo necesita trabajar conjuntamente a través de una hoja de cálculo, es imprescindible que el software admita la colaboración simultánea. Asimismo, el programa debe ser capaz de hacer un seguimiento de quién hace qué cambio y cuándo, y permitirte bloquear celdas individuales (o todo el documento) para que no se realicen cambios no deseados. También debe permitirte establecer la hoja de cálculo como de sólo lectura y habilitar otros permisos para los usuarios.
• Funciones y fórmulas potentes: Tanto si haces un seguimiento del inventario del almacén, como si llevas la contabilidad de tu departamento o creas gráficos a partir de los datos para una próxima presentación, tu software de hoja de cálculo tiene que tener una amplia variedad de fórmulas a mano. Las opciones básicas para las matemáticas simples son un hecho, pero si necesitas algo más avanzado, como funciones estadísticas o lógicas, o la capacidad de crear una función personalizada, el software debe ser capaz de manejarlas también.
• Visuales dinámicos: No es que mirar miles de celdas de texto y números no sea muy divertido, pero las tablas y los gráficos son un poco más fáciles para los ojos. Los visuales te permiten ver los datos de un vistazo y son un elemento imprescindible para las presentaciones. Las buenas alternativas a Microsoft Excel admiten tablas y gráficos dinámicos que se actualizan en tiempo real a medida que lo hacen tus datos, y deberían permitir una amplia personalización para que puedas hacer que tus visuales tengan el aspecto y el funcionamiento que necesitas.
• Características avanzadas: Es probable que la mayoría de la gente no se moleste nunca en utilizar las funciones avanzadas de la mayoría de los programas de hojas de cálculo, como las macros personalizadas, los filtros, las tablas dinámicas, el formato condicional o la capacidad de calcular y analizar grandes conjuntos de datos. Sin embargo, es bueno saber que esas funciones están ahí cuando y si las necesitas.

Mejor alternativa basada en la nube: Google Sheets

Hojas de cálculo de Google (Gratuito) se ha hecho tan conocido como Microsoft Excel. Los usuarios de Google ya tienen acceso a esta aplicación, y además su capacidad de integración con otros productos de Google (como Google Forms y Google Data Studio) hace que sea más fácil mantener el rumbo mientras trabajas en tus proyectos. Sheets también guarda todo lo que creas en la nube, por lo que tendrás acceso a tus hojas de cálculo desde cualquier escritorio, iOSo Android dispositivo.

El software es fácil de navegar y utilizar con su apariencia limpia y mínima. La compatibilidad con la colaboración simultánea es estupenda para los equipos, e incluso tiene un área de chat de grupo integrada en la que todos los miembros de tu equipo pueden hablar sobre el documento mientras trabajan. Puedes comentar las celdas y establecer permisos de usuario específicos para celdas individuales o para todo el documento. Una sólida sección de ayuda de Sheets también está preparada para ayudarte en caso de que tengas preguntas.

Sheets tiene toneladas de fórmulas incorporadas, así como muchas tablas dinámicas, opciones de formato condicional y plantillas que pueden ahorrarte tiempo y esfuerzo. Contiene sólidas tablas y gráficos personalizables para visualizar tus datos, que se actualizan dinámicamente a medida que lo hacen tus datos. Google Sheets también almacena documentación detallada de los cambios y admite el control de versiones.

Lo mejor para los usuarios de Apple: Apple iWork Numbers

La versión de Apple de Excel, Números de iWork (gratuito), está disponible para cualquier persona que tenga una cuenta de iCloud (lo que incluye a los usuarios de PC), pero la aplicación móvil sólo está disponible para usuarios de iOS (lo siento, Android). Numbers, por supuesto, es compatible con el lápiz de Apple, así que si trabajas desde tu iPad, puedes tomar notas y dibujar diagramas manualmente. La aplicación también admite la colaboración en tiempo real, mostrándote las ediciones en tiempo real, y te permite guardar y exportar documentos como archivos de Excel si necesitas trabajar con alguien que utilice Excel. Si necesitas mantener un documento importante seguro en Numbers, puedes bloquearlo con una contraseña, Touch ID o Face ID.

En la verdadera forma minimalista de Apple, Numbers tiene por defecto una hoja en blanco en lugar de una cuadrícula (como ofrecen Excel y sus alternativas), y sus funciones son escasas y están mínimamente representadas. Puedes añadir fácilmente gráficos, tablas y otros contenidos según sea necesario, o elegir una plantilla con la que empezar. Numbers cuenta con más de 700 formas personalizables que puedes crear para la visualización de datos, así como muchas opciones para ajustar el aspecto de las fuentes, las tablas y los bordes de las celdas. Las herramientas de la aplicación pueden manejar funciones y fórmulas complejas, y su función de Categorías Inteligentes proporciona organización de tablas y resúmenes para una visión más profunda de tus datos.

Mejor alternativa de código abierto: LibreOffice Calc

Calc (Gratuito), que forma parte de LibreOffice, es un sólido programa de hojas de cálculo para usuarios de Windows, macOS y Linux. Aunque el software no tiene la belleza y el destello de las otras alternativas, es de código abierto, lo que significa que tienes acceso a mucha más funcionalidad y la libertad de personalizar prácticamente todo. Si no quieres empezar con un documento en blanco, elige un plantilla gratuita para trabajar.

LibreOffice Calc tiene soporte nativo para archivos de Excel. También puedes personalizar su apariencia para que sólo te muestre las herramientas y funciones con las que quieres trabajar, y sus prácticos atajos de teclado facilitan la navegación rápida por su interfaz. El asistente incorporado en el software te ayuda a crear visualizaciones a partir de tus datos y a utilizar otras funciones avanzadas, lo que facilita su uso tanto a los usuarios nuevos como a los veteranos.

Calc tiene una herramienta muy útil llamada DataPilot que te permite importar datos sin procesar de bases de datos externas y manipularlos en tu propia hoja de cálculo. También puedes crear tablas y gráficos dinámicos que muestren datos actualizados en tiempo real. El programa ofrece un formato de celda flexible y sólidas opciones de personalización para el texto, las celdas y los gráficos. Además, la colaboración multiusuario en Calc también es posible, pero esta función no es tan robusta como en casi cualquier otra alternativa.

Lo más parecido a Microsoft Excel: WPS Office Spreadsheets

Si buscas una alternativa a Excel que siga pareciendo y funcionando en gran medida como Excel, Hojas de cálculo de WPS Office (gratuito) es el que debes elegir. Además de tener un diseño similar al de Excel, WPS también es compatible con archivos XLS, XLSX y CSV, por lo que puedes importar archivos desde (o exportar a) Microsoft Excel sin problemas. WPS Office está disponible en Windows, macOS, Linux, iOS, Androidy también en la web (pero sólo como la suite completa); si quieres acceder sólo a las Hojas de cálculo, sigues teniendo la suite completa, incluido el procesador de textos.

WPS tiene una bonita y moderna interfaz que es fácil de usar. Admite el seguimiento de los cambios y los comentarios, así como la colaboración multiusuario con usuarios de WPS y de Microsoft Office, y tiene más de 50 atajos de teclado para facilitar la navegación. El software admite tablas dinámicas avanzadas, contiene más de 100 fórmulas que puedes utilizar con tus datos y tiene una función de análisis hipotético que puedes utilizar para encontrar soluciones a problemas complejos con muchos datos. Pagando la actualización al plan Premium (29,99 $/año) se eliminan los anuncios, se obtiene almacenamiento en la nube y se puede acceder al programa hasta en nueve dispositivos (en lugar de tres en el plan gratuito).

Lo mejor para el análisis serio de datos: Zoho Office Sheet

Ficha de Zoho Office (Gratuito) es un gran software de hoja de cálculo por muchas razones, la primera de las cuales es su herramienta de análisis de datos impulsada por la IA, Zia, que analiza tus datos y proporciona información para ayudarte a entenderlos mejor. Zia elimina las incoherencias y los valores duplicados, y automatiza las tablas dinámicas y los gráficos que luego puedes añadir a tu hoja de cálculo. También puedes “hacer” a la herramienta preguntas sobre tus datos, o analizar dichos datos con determinados filtros, y te ayudará a encontrar una respuesta.

A Zoho tampoco le faltan otras funciones, como la colaboración en tiempo real para hasta 25 usuarios o un panel de chat en el que los usuarios pueden discutir sobre un documento. La herramienta de seguimiento de auditoría te permite ver quién ha realizado un cambio concreto en el documento, y Zoho realiza copias de seguridad de cada documento con versiones predeterminadas para que no tengas que preocuparte por la pérdida de datos. Puedes bloquear todo el documento, o sólo ciertas celdas, con una contraseña, establecer permisos de lectura y edición, y publicar parte o toda tu hoja de cálculo en la web.

La aplicación admite más de 350 funciones, además de funciones avanzadas como las tablas dinámicas y el formato condicional. Puede automatizar ciertas tareas, crear validaciones para la entrada de datos, recoger datos con formularios e importar datos de fuentes externas como una página web, un canal RSS o un archivo externo. La aplicación también te permite crear funciones personalizadas y registrar macros. Zoho está basado en la nube y se puede acceder a él desde cualquier lugar.