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➡️ Abril 2021

Mejores programas para Compartir documentos online gratis

Las mejores aplicaciones gratis para almacenar y compartir documentos online

Mejores programas y aplicaciones para Compartir e intercambiar documentos online gratis

La capacidad de trabajar a distancia se ha convertido en un aspecto crucial para muchas empresas, y la necesidad de que los que están fuera de casa accedan a la información bajo demanda ha crecido exponencialmente. Es más, después de un año o más de gestionar fuerzas de trabajo remotas, se estima que 74% de las empresas planean cambiar permanentemente a algunos de sus empleados para que trabajen sólo a distancia.

Está claro que la mano de obra móvil ha llegado para quedarse, y el impacto en muchas empresas está resultando positivo, lo que se traduce en una mejor comunicación, colaboración y flexibilidad. Sin embargo, los beneficios de la movilidad pueden verse favorecidos u obstaculizados por una tecnología equivocada.

Qué buscar en un servicio de intercambio de archivos

El acceso en la nube a los archivos digitales, la correspondencia, los flujos de trabajo y otras funciones relacionadas con el trabajo tiene que ser fácil, intuitivo, fiable y, lo más importante, seguro. La tecnología también debe estar configurada para funcionar en múltiples dispositivos, desde smartphones y tabletas hasta ordenadores de sobremesa y portátiles.

Hay muchos programas y plataformas para compartir archivos en línea disponibles en el mercado, con diferentes niveles de funcionalidad y precios, y puede ser difícil determinar la mejor plataforma para compartir documentos. La mayoría de los sitios para compartir ofrecen opciones de cuentas gratuitas y funciones de arrastrar y soltar, pero la mayoría de las empresas tendrán que invertir en un plan escalonado.

Algunos también sirven como centro de almacenamiento de documentos para toda una organización, mientras que otros se centran simplemente en la transferencia segura de archivos de un lugar a otro. Entonces, ¿cuál es el mejor sitio para compartir archivos? Dependiendo de tus necesidades, aquí tienes algunas opciones populares a tener en cuenta.

  1. Google Drive
  2. OneHub
  3. Microsoft OneDrive
  4. eFileCabinet
  5. DropBox Business
  6. MASV
  7. Caja
  8. Alambre
  9. WeTransfer
  10. FileCloud

 

Los mejores programas para compartir archivos de 2021

Muchos usuarios ya están familiarizados con Google Drive porque han utilizado los 15 GB de almacenamiento gratuito de la plataforma y el espacio para compartir archivos para hacer copias de seguridad de los archivos personales. Esta familiaridad puede ayudar a las organizaciones que eligen la plataforma a minimizar la curva de aprendizaje entre los empleados. La sincronización de los datos es automática con todos los dispositivos vinculados a la cuenta, y los cambios se guardan automáticamente.

Se pueden establecer permisos para ver o editar, y se puede invitar a otras personas ajenas a la organización a ver, descargar y colaborar, sin necesidad de adjuntar un correo electrónico. Los documentos, las imágenes, las hojas de cálculo y demás pueden organizarse fácilmente, pero incluso si tienes problemas para encontrar un archivo, la función de búsqueda integrada por la que es conocido Google te ayudará.

Captura de pantalla de Google Drive

 

Varias marcas conocidas confían en este software de transferencia de archivos, como Starbucks, CVS Health, Aflac y AARP, entre otras. Entre sus características se incluye un rastreador de actividad para ver quién interactúa con los archivos, una carga y organización de archivos sencilla, además de la posibilidad de publicar mensajes, asignar tareas y compartir y colaborar con otros. Para quienes se preocupan por la seguridad de los datos, OneHub promete robustos controles de permisos y encriptación de datos a nivel bancario tanto en reposo como en tránsito. Su prueba gratuita y la ausencia de contratos a largo plazo son atractivos para muchos que quieren hacerse una idea de su funcionalidad.

 

Uno de los servicios de intercambio de archivos más populares es uno que mucha gente puede utilizar ya sin saberlo. OneDrive de Microsoft es un software de gestión de archivos que puede albergar más de 270 tipos de archivos, operado por Microsoft como parte de su conjunto de servicios en línea.

Captura de pantalla de Microsoft OneDrive

Si utilizas uno de los servicios online de Microsoft, OneDrive ofrece 5 GB de espacio de almacenamiento gratuito. Hay que reconocer que es una miseria para los usuarios individuales, por no hablar de una empresa. Para las organizaciones, OneDrive for Business es un almacenamiento gestionado en la nube que sustituye a SharePoint Workspace. Sus datos pueden almacenarse y compartirse en su propio servidor local o adquirirse como una suscripción basada en la nube de Microsoft.

 

EFileCabinet se presenta como una solución escalable construida para ser asequible para las empresas. Permite la automatización de flujos de trabajo personalizados y la aprobación de documentos, el intercambio y la organización con un panel de control en tiempo real, y puede integrarse con software empresarial como Salesforce, Intuit y Office, por nombrar algunos. La gobernanza de los datos garantiza la seguridad de los mismos, y los directorios con plantillas ayudan a mantener los archivos organizados y a facilitar las búsquedas. Al igual que con otras plataformas, la funcionalidad móvil es muy sencilla y los testimonios de los usuarios hablan de la cantidad de tiempo, dinero y espacio que ahorran utilizando el servicio.

Sin papel con el libro electrónico ECM CTA

 

Dropbox es familiar para muchos porque fue una de las primeras plataformas de intercambio de archivos en la escena. Por ello, también se encuentra entre las más populares. Varias aplicaciones de terceros se integran con Dropbox, como Salesforce, Office 365, Jira, Trello, Gmail y Slack, entre otras. Es ideal para las pequeñas empresas que quieren una plataforma fácil de usar con una interfaz sencilla y una consola de administración rediseñada.

Captura de pantalla de Dropbox Business

Sin embargo, han incursionado en funciones de nivel empresarial. Su función de “grupos” permite a los usuarios crear y gestionar listas de miembros, y los registros de auditoría en profundidad pueden ayudar a las empresas a controlar cómo se comparten los datos con personas de dentro y fuera de la empresa. Sus niveles de precios Advanced y Enterprise ofrecen opciones de almacenamiento ilimitado, y tienen una prueba gratuita de 30 días para ayudarte a evaluar si es adecuado para tu empresa.

 

MASV es otra plataforma de intercambio de archivos que no sustituye necesariamente a un servidor, pero si tienes que transferir archivos masivos, te cubre las espaldas. Una característica única de MASV es su estructura de pago por uso. Sólo pagas por los datos que transfieres, sin contratos, sin suscripciones y sin compromisos de uso. El envío de archivos de gran tamaño también es su especialidad.

La plataforma está diseñada para soportar tamaños de archivo prácticamente ilimitados y no requiere ningún hardware especial, instalación de aplicaciones o plugins de navegador. Basta con visitar su página web, introducir la dirección de correo electrónico del destinatario, seleccionar los archivos o carpetas que se quieren subir y ya está. Los archivos permanecen seguros gracias a la encriptación en vuelo y en reposo y sólo se puede acceder a ellos a través de una URL única y aleatoria.

 

Caja ofrece la posibilidad de compartir archivos y otras herramientas para ayudar a las empresas a colaborar. ¿Te resulta familiar? Sin embargo, lo que les ayuda a diferenciarse de otras opciones son sus flujos de trabajo automatizados y sus integraciones de aprendizaje automático para conectar y simplificar sus procesos empresariales. Varios departamentos pueden beneficiarse de sus funciones avanzadas, que incluyen la gestión de activos digitales, la gestión de contratos, la incorporación de RRHH, la habilitación de ventas e incluso el desarrollo de aplicaciones personalizadas.

La plataforma también cuenta con controles de seguridad avanzados, encriptación y otras medidas para mantener sus datos seguros y cumplir con GDPR, HIPAA, PCI y otras regulaciones. Box ofrece cuatro niveles de precios: Starter, Business, Business Plus y Enterprise.

 

Si sólo buscas una aplicación para colaborar y compartir archivos, más que un servicio de almacenamiento de datos importante, considera Wire. Ha añadido funciones de las que carecen otras plataformas de intercambio de archivos, como chats en equipo en los que pueden participar socios externos, videollamadas de alta calidad, conferencias de voz integradas y otras formas de fomentar la colaboración y hacerla muy interactiva.

Sus cuadros de mando y su diseño son atractivos e intuitivos, y el cifrado de extremo a extremo ayuda a garantizar la seguridad de cualquier dato y archivo que se comparta. De hecho, la seguridad es uno de los principales énfasis en su sitio web y afirman ser la “plataforma de colaboración más segura”. La prueba gratuita de 30 días da tiempo suficiente para determinar lo útil que puede ser para su empresa.

 

Las empresas que hacen hincapié en la creatividad suelen tener tipos de archivos más grandes que una hoja de cálculo o un documento de Word típicos. Los diseñadores gráficos, los desarrolladores web, los videógrafos, los locutores, los ingenieros de diseño y otras personas que crean archivos de gran tamaño necesitan un empujón extra. WeTransfer es conocida por sus sencillas funciones de intercambio de archivos, pero ha ampliado su plataforma a una colección de herramientas para ayudar al proceso creativo. Su actualización Pro permite a los usuarios enviar hasta 20 GB en una sola transferencia.

 

Considerada una de las mejores plataformas empresariales de intercambio de archivos, sincronización, copia de seguridad y acceso remoto, FileCloud ofrece más de una forma de acceder a tus archivos sin necesidad de una VPN. Ya sea a través de un navegador web, una aplicación móvil, una unidad virtual mapeada, un cliente WebDAV o de sincronización, los archivos se pueden compartir de forma fácil y segura con un simple enlace. Puedes alojar tu propio servidor de FileCloud o dejar que ellos se encarguen de los detalles técnicos y lo alojen en su servidor seguro. Cada opción tiene su precio correspondiente.

Las herramientas de colaboración de FileCloud permiten comentarios, alertas y flujos de trabajo personalizados, y permite a los usuarios ver y seguir la actividad de los archivos. La plataforma es conocida por su sólida seguridad, la protección de contraseñas, la gobernanza de los datos y las iniciativas de cumplimiento, ya que admite las normativas HIPAA, FINRA, FIPS 140-2 y GDPR.

Muchas de estas plataformas tienen limitaciones considerables, por lo que es importante evaluar las necesidades únicas de su negocio antes de tomar una decisión. Muchas empresas determinan que necesitan aprovechar la potencia de una Gestión de contenidos empresariales (ECM) para mantener todos sus datos organizados y, más aún, para optimizar la eficiencia operativa mediante la automatización de muchos de los procesos asociados a la documentación empresarial. Sus capacidades van mucho más allá de los programas tradicionales de almacenamiento e intercambio de archivos.

Otros programas gratis para compartir archivos y documentos

  • Calameo La primera aplicación que te permite publicar y compartir documentos en cualquier dispositivo ya sea pc, tableta o móvil.
  • Docstoc Docstoc es una comunidad para encontrar y compartir documentos profesionales. Permite Buscar documentos legales y empresariales.
  • Google Docs Crea y comparte tu trabajo online.
  • Guía para crear y compartir documentos Completa guía para crear, gestionar y compartir documentos en la web que analiza los servicios gratuitos más importantes: DropBox, Google Docs, Windows Live SkyDrive y Zoho.
  • TwitDoc TwitDoc te permite compartir documentos y fotos en Twitter.
  • CX.com CX.com te ofrece 10 Gigas gratis para almacenar, sincronizar y compartir ficheros.

 

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