Con la transformación digital, la cantidad de herramientas para trabajar en este entorno es ingente. Pero entre tanta modernidad, hay otras que llevan toda la vida con nosotros, como la ofimática de Microsoft Office. Sin embargo, el tiempo nos lleva a las costumbres y es probable que haya muchas funcionalidades que desconoces. Para que deje de ser así y facilitarte el trabajo, te dejamos algunos trucos de PowerPoint que te harán pasar de ser un usuario familiarizado, a uno experto.
Veamos cuáles son los mejores trucos de PowerPoint
Hemos recopilado nada más y nada menos que 20 trucos de PowerPoint. Nuestra recomendación es que, aunque a primera vista te pueda parecer que nunca necesitarás algunos de ellos, aproveches la oportunidad para leerlos. Quizás hoy no les veas uso, pero basta que tengas conocimiento de ella para que, de ahora en adelante, puedas incorporarla a los trabajos que tengas que realizar esta herramienta. Además, ¡dicen que el saber no ocupa lugar!
1. ¿Cómo recuperar un PowerPoint de un PDF?
Si por algún motivo has perdido tu PowerPoint original o no lo tienes contigo y necesitas editar tu archivo, tienes la posibilidad de recuperar el PowerPoint de un PDF sobre la marcha. Basta con que lo vuelvas a convertir en su formato original y ya podrás trabajar con él para hacer las modificaciones necesarias.
2. Crea una diapositiva maestra
Si sueles crear diseños nuevos con regularidad, otro de los trucos de PowerPoint que más útiles te pueden resultar son las diapositivas maestras. Con ellas, tendrás un patrón de referencia que se repetirá a lo largo de toda tu presentación. De este modo, evitarás tener que estar duplicándolas una y otra vez y reajustando elementos de acuerdo con tus necesidades. ¡Ahorrarás una enorme cantidad de tiempo!
Para crearlas, debes ir al panel Vista y hacer clic en Patrón de diapositivas. Cuando la tengas, sus ajustes se aplicarán directamente a todas las del archivo.
Los diferentes tipos de dispositivos electrónicos existentes hoy en día tienen diferentes requisitos de tamaño para la proyección en sus pantallas. Esto significa que tal vez el que tú habías elegido, no se adapta con las medidas del dispositivo en cuestión. Para este problema, también hay una solución sencilla; ve al panel de Diseño→ Tamaño de diapositiva → Configuración de la página, y cambia las medidas actuales por las que necesites.
4. Alinear objetos e imágenes
Si tus diapositivas incluyen varios elementos y hasta ahora los ibas modificando uno a uno, despídete de esta metodología. Ahora puedes ir a la pestaña Formato → Organizar → Alinear. Allí encontrarás varias opciones, como la alineación horizontal o vertical y la distribución entre sí o en la diapositiva.
5. Crea una paleta de colores
Si tus presentaciones son de trabajo, es casi seguro que siempre intentarás añadir la identidad visual de tu marca. Si haces lo mismo en cada presentación, estarás perdiendo una enorme cantidad de tiempo en algo que es automatizable, y además con muy poco esfuerzo.
Dirígete a la pestaña de Formato → Colores de tema. Aquí solo tienes que elegir los colores de tu marca o el orden de preferencia por uso. Para seleccionarlos, usa el cuentagotas, y si quieres facilitarte aún más el tiempo de trabajo, crea varias paletas de colores y dale un nombre diferente a cada una de ellas. Por ejemplo, textos o fondos, según su finalidad.
6. Elimina el fondo de imágenes en PowerPoint
Para editar imágenes, tampoco debes descargarte o trabajar con otra herramienta de edición, dado que PowerPoint cuenta con varias opciones que te bastarán para tus necesidades. Una de ellas es la de eliminar el fondo que traiga una imagen para quedarte solo con el elemento principal. Para hacerlo, ve a Formato de la imagen → Quitar fondo.
7. Combina formas
Si te gusta crear diseños originales en los que mezcles imágenes u otros elementos, este es uno de los trucos de PowerPoint que mejor te vendrán. Con las composiciones personalizadas, puedes combinar, fragmentar, restar, crear intersecciones o unir elementos, para dar prioridad a alguno en particular o simplemente para que el diseño en sí sea más llamativo.
Para activar esta función, en primer lugar debes verificar que el elemento que quieres rellenar con otro tiene marcada la opción Sin relleno. Si es así, ve Formato → Combinar formas → Intersecar.
8. Crea gráficas animadas
Para dar aún más vida a la presentación, también puedes insertar animación. Por su nombre, puede parecer que la complejidad será elevada, pero en tan solo un par de pasos lo tendrás. Ve a Animaciones → Ruta personalizada. Allí te pedirá que selecciones la ruta que quieres que siga el elemento en cuestión. Y si quieres ver el resultado por si tuvieras que hacer otro cambio, dale a Enter.
9. Inserta vídeos de Youtube y Vimeo
Los vídeos se han convertido en los contenidos que más se están visualizando en la actualidad, frente a las imágenes y los textos. Si quieres aprovechar todo el potencial que tienen, inclúyelos en tus presentaciones.
¿Cómo? Muy fácil. Primero descarga el contenido a subir en tu ordenador. Después ve a la pestaña de Insertar → Vídeo → Película a partir de archivo. Aquí tendrás que seleccionar tu fichero, para luego darle una ubicación y un tamaño. Con las herramientas que verás en Estilos de vídeo, podrás añadir colores o cambiar el brillo y el contraste.
10. Mueve objetos al frente y al fondo
Este truco lo encontrarás también donde mismo alineamos objetos. Si vas a Formato → Organizar, verás que en el panel inferior que se despliega, aparece a la izquierda las opines de Traer adelante o Enviar atrás. Selecciona el elemento y haz estos pasos.
11. Agrega audio en PowerPoint
Además de los vídeos, también puedes amenizar las presentaciones con audios. Es muy útil si en lugar de hablar, prefieres utilizar uno ya existente para alguna diapositiva. Para hacerlo, dirígete a Insertar → Audio → Audio desde archivo. Como vimos en los vídeos, asegúrate de que primero está en tu ordenador, para luego poder seleccionarlo y subirlo sin problemas.
Cuando lo hayas añadido, en la diapositiva saldrá un reproductor desde donde se puede ajustar el formato del audio. En Opciones de audio, indicarás cuándo empieza la reproducción, el tiempo que quieres que se reproduzca, etc.
12. Crea y utiliza atajos con el teclado
Los atajos no son solo los que ya conocemos para copiar y pegar, que también existen en esta herramienta, sino que los trucos de PowerPoint para ahorrar tiempo van más allá. Si en tu presentación vas a tratar una temática concreta y siempre haces mención a los mismos términos, puedes crear atajos para ellos.
Así, en lugar de escribir cada vez las palabras completas, podrás indicar una referencia para que la sustituya por otra. Por ejemplo, podrías hacer un atajo para que “pp” se cambiara por “PowerPoint”. Es interesante para nombres de instituciones o leyes a las que se haga referencia habitualmente. Para crearlos, ve a Herramientas → Opciones de autocorrección.
13. Genera texto de prueba
Si en tu presentación el texto en sí mismo es irrelevante porque lo que quieres es mostrar un diseño o si estás creando plantillas que utilizará otra persona, insertar el texto lorem ipsum puede serte de utilidad, para no tener que estar tecleando cualquier contenido aleatorio. Con este truco, no tendrás que buscarlo en Internet, sino que lo introducirás directamente al teclear “=lorem()” y darle a Enter.
14. Importa varios contenidos a la vez
Si quieres importar varios elementos a la vez, como por ejemplo fotografías, no hace falta ir una a una, sino que puedes subirlas todas juntas. Si vas a Insertar → Imágenes – Nuevo Álbum de fotos, solo habrá que marcar las que deseas subir y darle a Insertar.
15. Extrae todos los contenidos a la vez
Uno de los trucos de PowerPoint más útiles que podrás encontrar si trabajas rehaciendo presentaciones antiguas es la de importar todos los elementos que lleva de una sola vez, en lugar de ir copiando y pegando manualmente. Solo tienes que cambiar la extensión del archivo por .zip. En la carpeta de Media tendrás todos los elementos descargados cuando descomprimas aquel.
16. Graba o añade una captura de pantalla
Si tu presentación es para servir de guía sobre algún procedimiento, podrías necesitar capturas de pantalla que faciliten el aprendizaje. Además, puesto que luego pueden descargarse en PDF, la comprensión resultará aún más sencilla.
Para añadirlas, ve a Insertar → Captura de pantalla. Desde allí verás la opción de marcar la zona de la pantalla que vas a capturar. Y si quieres que la captura sea un vídeo y no imágenes, en Insertar también te aparece Grabación de pantalla. El funcionamiento es el mismo, pero también podrás activar y desactivar la grabación.
17. Convierte la presentación de PowerPoint a vídeo
Si la exportación también deseas que se mantenga como vídeo, esta opción también figura entre los trucos de PowerPoint. Es interesante para publicarlos en redes sociales o para mostrárselos a tu clientela o alumnado. Tienes que ir a Archivo → Exportar → Crear vídeo.
18. Haz un zoom con PowerPoint
Todos los elementos de tu presentación deberían ser visibles sin esfuerzo. Pero si alguna diapositiva tiene varias imágenes, esquemas o un texto al que quieres dar prioridad temporalmente, puedes hacer un zoom para que se vea mejor y ocupe todo el espacio. Lo conseguirás con la lupa, cuyo icono está abajo y a la izquierda.
19. Comparte un PowerPoint en PDF
La finalidad principal de los PowerPoint son las presentaciones en el ámbito laboral o educativo. En estos entornos, es frecuente que quienes asisten, deseen quedarse con una copia de los contenidos. Los trucos de PowerPoint también tienen esto en cuenta, y desde la misma página web que te mencionamos en el primer truco, podrás hacer la conversión inversa, es decir, de PowerPoint a PDF.
20. Reduce el tamaño de tu PowerPoint
Si al convertir tu PowerPoint te has dado cuenta de que es demasiado grande para enviarlo por correo electrónico y no tienes otra vía disponible, también puedes reducir el tamaño de tu archivo sin repercutir en la calidad. De nuevo, solo tienes que dirigirte a la misma página web que te propusimos y escoger la opción de comprimir tu PDF. Allí podrás hacer los ajustes que desees para que el resultado, en términos de calidad, no se vea afectado.
Conclusión
Como ves, hay multitud de trucos de PowerPoint que pueden ayudarte a reducir la cantidad de tiempo que inviertes al crear tus presentaciones y que te permiten añadir funcionalidades muy prácticas, tanto para el diseño como para la gestión y el envío posterior del archivo. Ahora que ya los conoces, solo tienes que ponerlos en práctica.
