Mejores programas de Gestión de contactos

Los mejores programas y aplicaciones online para gestionar tus contactos.

El mejor programa de gestión de contactos para la mayoría

HubSpot es una plataforma CRM líder en la industria creada para empresas de todos los tamaños. ¿Quiere una forma sencilla de almacenar y administrar contactos mientras construye relaciones comerciales de principio a fin? HubSpot es nuestra primera opción.

La mejor parte es que obtiene todas las funciones que necesita para optimizar la administración de contactos para marketing, ventas, soporte y operaciones sin tener que pagar un centavo .

Los 5 mejores programas de gestión de contactos

Hay muchas opciones de software de administración de contactos para elegir, pero hemos reducido el campo a nuestras cinco recomendaciones principales para algunos casos de uso diferentes:

1. HubSpot : el mejor software de gestión de contactos para la mayoría
2. Bigin : mejor si actualmente usa hojas de cálculo para administrar sus contactos
3. Streak : lo mejor para convertir su bandeja de entrada de Gmail en un CRM ligero
4. Monday.com : lo mejor para autónomos basados ​​en proyectos y equipos pequeños
5. Covve : lo mejor si tiene dificultades para mantenerse en contacto con su red

Siga leyendo para conocer nuestras revisiones detalladas de cada software.

Cuándo tiene sentido invertir en un software de gestión de contactos

El software de gestión de contactos ofrece un lugar centralizado para almacenar información de clientes potenciales, clientes, vendedores, proveedores, empleados y cualquier otro tipo de contacto que pueda tener.

También puede usarlo para tomar notas, automatizar tareas repetitivas y monitorear interacciones también.

A diferencia de los CRM completos, las herramientas de administración de contactos se enfocan en la simplicidad, la facilidad de uso y la asequibilidad para equipos pequeños y usuarios individuales que buscan una mejor manera de administrar su información de contacto.

Si bien las hojas de cálculo y las notas adhesivas funcionan bien cuando recién comienza, el software de administración de contactos ayuda a automatizar el proceso para que pueda hacer más sin tener que contratar nuevos miembros para el equipo u ofrecer experiencias de menor calidad para seguir creciendo.

A medida que crezca su lista de contactos, no podrá mantenerse al día.

Por lo tanto, es el término medio perfecto entre las hojas de cálculo u otros procesos manuales y las herramientas de nivel empresarial que tardan meses en aprenderse (y cuestan cientos de dólares al mes).

N.º 1: HubSpot : el mejor software de gestión de contactos

HubSpot es el estándar de oro para el software de CRM porque ofrece un conjunto integral de funciones que cubre ventas, marketing, soporte y actividades operativas de forma gratuita .

Viene con todo lo que necesita para agilizar los procesos de gestión de contactos en toda su empresa. El sólido nivel gratuito eclipsa a todos los demás CRM gratuitos que existen (e incluso a muchos CRM pagos también).

No solo estamos hablando de una prueba gratuita extendida, aquí. De hecho, puede permanecer en el plan gratuito durante años, tal vez incluso para siempre, sin agotar todo lo que tiene para ofrecer.

Puede almacenar información de contacto de hasta un millón de contactos. HubSpot también incluye puestos de usuario ilimitados para que pueda incorporar a todo su equipo, además de cualquier persona que termine contratando en el camino.

Y es intuitivo de usar una vez que aprendes a hacerlo. A pesar del poder y la flexibilidad de HubSpot, sin duda podrá incorporarse usted mismo.

Tomará más tiempo comenzar que otras opciones en nuestra lista, pero vale la pena si desea algo que ofrezca mucho espacio para crecer y funciones avanzadas por las que no tiene que pagar.

Una de las principales razones por las que nos encanta HubSpot es que puedes etiquetar los contactos como “marketing” o “no marketing”. Los contactos que no son de marketing, como proveedores, autónomos, socios y clientes, se tratan de manera diferente a aquellos a los que les está comercializando activamente, como debería ser.

No tiene que preocuparse por enviar accidentalmente un correo electrónico de marketing masivo a uno de sus proveedores o un contacto de ventas en el otro lado del mundo.

HubSpot también puede extraer automáticamente información enriquecida sobre tus contactos, incluido dónde trabajan, su posición dentro de la empresa y más, para que nunca tengas que investigar para obtener contexto sobre quién es esta persona o cómo debes acercarte a ella.

Cada plan viene con la opción de agregar servicios de VoIP para que pueda hacer llamadas, grabarlas y adjuntarlas a los registros de contacto dentro de su cuenta.

Si lo hace, siempre puede volver a sus llamadas para recordar lo que sucedió. Incluso puede usarlos con fines de capacitación y para asegurarse de que su equipo siempre haga un buen trabajo al interactuar con clientes existentes y potenciales.

El plan gratuito viene con 15 minutos gratis por usuario por mes. Pero puede comprar minutos adicionales si los necesita o integrarlos con su sistema VoIP existente.

Si bien el generador de flujo de trabajo no está disponible en el plan gratuito, aún puede configurar automatizaciones simples que le facilitarán la vida y le permitirán hacer más trabajo sin sacrificar la calidad o contratar a alguien nuevo.

También puede configurar listas dinámicas (el plan gratuito incluye cinco) que se ordenan y actualizan automáticamente según las variables que recopila sobre sus contactos.

Si ejecuta una tienda física, por ejemplo, puede configurar una lista dinámica que solo incluya a las personas que viven cerca de su ubicación física. Al hacerlo, puede hablar con esos contactos de manera diferente a como lo haría con alguien que vive en otro estado.

El plan gratuito también le permite configurar una respuesta automática que envía instantáneamente un correo electrónico cuando alguien completa un formulario en su sitio.

Si bien no tiene la opción de crear automatizaciones personalizadas, aún puede disfrutar de numerosas funciones automatizadas preconstruidas que eliminan muchas tareas repetitivas de su plato.

En términos de conectar otras herramientas comerciales a su software de administración de contactos, HubSpot es el claro ganador con 252 integraciones con un solo clic. Algunos de los más populares incluyen:

• Gmail
• panorama
• Facebook Messenger
• Múltiples calendarios
• Docenas de pasarelas de pago
• Herramientas SMS
• Flojo
• Zoom

Entonces, si desea conectar todas sus herramientas y acceder al conjunto de funciones más sólido sin pagar un centavo, el CRM gratuito de HubSpot es definitivamente el camino a seguir.

Si necesita más funciones o alguna vez necesita actualizar más adelante, el precio comienza en $ 68 por usuario por mes. Incluso si actualiza, aún puede tener tantos usuarios en el plan gratuito como desee, por lo que no tiene que actualizar a todos en toda su empresa.

Sin embargo, los mayores inconvenientes son los paquetes de precios confusos, los límites de uso que varían ampliamente de un plan a otro y las funciones que se transmiten de un centro a otro. No es nada sencillo.

Pero no afecta el plan gratuito, por lo que no debe preocuparse por eso ahora. Solo tenlo en cuenta si decides actualizar más tarde.

#2 – Bigin : lo mejor si actualmente usa hojas de cálculo para administrar sus contactos

Comience en 30 minutos o menos con el software de gestión de contactos  de Bigin .

Bigin es refrescantemente simple. Con él, puede realizar un seguimiento de todos sus contactos y la información más importante sobre ellos de un vistazo, todo desde un único tablero minimalista.

Como tal, toda la información que necesita está siempre al alcance de su mano. Y no se sentirá abrumado con una gran cantidad de funciones que nunca usará.

Está diseñado específicamente para pequeñas empresas que buscan un CRM liviano, para que pueda disfrutar de una interfaz simple y directa que viene con todo lo que necesita (y nada que no necesite) a un precio económico.

Pero no se deje engañar por su interfaz de usuario mínima o la falta de características sofisticadas.

Bigin es definitivamente una fuerza a tener en cuenta cuando se trata de recopilar clientes potenciales, mejorar las relaciones con los clientes y cerrar más negocios.

Para comenzar, puede usar el generador de formularios de arrastrar y soltar para crear formularios incrustables con campos personalizados para que pueda comenzar a recopilar la información que le interesa desde el primer día.

A partir de ahí, puede crear canalizaciones totalmente personalizables para realizar un seguimiento de cada contacto a medida que avanza en su negocio. En el plan de pago, puede tener tantas canalizaciones como necesite y utilizarlas como desee.

Las canalizaciones de Bigin son completamente personalizables y puede agregar tantas etapas como necesite. Además, son 100% de arrastrar y soltar, lo que facilita mover contactos de una etapa a la siguiente (o puede configurar una automatización para que lo haga por usted).

Incluso puede @mencionar a sus compañeros de equipo y asignar tareas cuando esté listo para pasar un contacto de una función a la siguiente, desde marketing hasta ventas, por ejemplo.

Los usuarios pueden filtrar y ver canalizaciones, contactos y tareas como deseen, de modo que siempre tengan a la vista los detalles más importantes sin tener que buscar durante horas para encontrar lo que buscan.

Tener este nivel de visibilidad le permite identificar debilidades y cuellos de botella en su proceso para que pueda mejorar esas áreas, tomar mejores decisiones y analizar su desempeño.

Si bien Bigin se comercializa a sí mismo como una herramienta de ventas, su interfaz es lo suficientemente versátil como para trabajar en otras cosas, como marketing, contratación, incorporación de proveedores, servicio al cliente y operaciones. Por lo tanto, puede usarlo para optimizar docenas de procesos para aprovechar al máximo su nuevo software.

También viene con un generador de flujo de trabajo que facilita más que nunca la automatización de tareas repetitivas.

Si comprende la lógica básica, puede configurar fácilmente flujos de trabajo personalizados utilizando una configuración de tres pasos con un disparador, una condición y una acción deseada.

¿Necesita enviar un correo electrónico de bienvenida automático después de que alguien complete un formulario en su sitio? ¿Quiere configurar un recordatorio automático para hacer un seguimiento de alguien si abrió su correo electrónico y no respondió dentro de los cinco días? Tal vez desee mover automáticamente un contacto de una fase de su embudo a la siguiente. Todo lo que se necesita son unos pocos clics.

El software también le permite configurar productos y paquetes para que pueda asociar contactos con los productos que le han comprado.

La función Signals de Bigin envía notificaciones automáticas si pierde una llamada, alguien abre su correo electrónico, un contacto publica un nuevo tweet o recibe un nuevo correo electrónico para que pueda capitalizar las oportunidades en el momento justo.

Además de eso, las funciones de telefonía integradas le permiten comprar números de teléfono, hacer llamadas y adjuntar grabaciones o registros a sus registros de contactos sin tener que salir de la plataforma.

Incluso puede ver todas sus interacciones en una vista de línea de tiempo, completa con llamadas, correos electrónicos, tweets y compras para obtener un contexto completo en cada contacto de su lista.

Si desea conectar todas sus herramientas comerciales y ampliar la funcionalidad de Bigin, hay siete integraciones prediseñadas con otras aplicaciones de Zoho y herramientas de terceros como Google Workspace, Microsoft 365, Mailchimp y Zapier.

También puede integrarse con más de 50 proveedores de VoIP y telefonía sin necesidad de hardware ni conocimientos adicionales para configurarlos.

Si bien las integraciones con un solo clic son limitadas, hay docenas de Zaps preconstruidos que hacen que sea más fácil que nunca conectar todo a través de Zapier si no está seguro de cómo usarlo.

Hay dos planes de precios para elegir, que incluyen:

• Gratis : un usuario, 500 contactos, una canalización y tres flujos de trabajo
• Express : $ 7 por usuario por mes para hasta 50,000 contactos, múltiples canalizaciones y 25 flujos de trabajo

El plan gratuito es un excelente lugar para comenzar si desea probarlo antes de invertir o si recién está comenzando. Sin embargo, el plan de pago es la opción más barata del mercado, lo que lo convierte en una opción inteligente para cualquiera que busque un CRM ligero, simple pero potente.

#3 – Streak : lo mejor para convertir su bandeja de entrada de Gmail en un CRM ligero

Si eres un gran usuario de Gmail, Streak es el camino a seguir.

Es un poco diferente de las otras herramientas de nuestra lista porque es una extensión de Chrome que funciona directamente en su bandeja de entrada, en lugar de una herramienta independiente a la que accede por separado.

Para una herramienta que tarda menos de 30 segundos en instalarse, obtiene mucha flexibilidad en la forma en que la usa y la configura para su negocio.

Pero sigue siendo increíblemente fácil de usar. Esencialmente, combina la interfaz de Google Sheets y Gmail en una sola herramienta. Entonces, siempre que esté familiarizado con el uso de ambos, no tendrá problemas para aprender a usar e implementar Streak.

La mejor parte es que no tiene que alternar entre herramientas para ver todos los detalles y la información de contacto que necesita.

Todo está allí en su bandeja de entrada, incluidas notas, tareas asociadas, datos enriquecidos, estado de canalización y más.

Puede ver de inmediato toda la información más importante sobre cualquier contacto con el que esté hablando sin tener que abandonar el editor de correo electrónico.

También sabrá en qué etapa de la canalización se encuentran para que pueda adaptar sus mensajes en consecuencia.

Además de eso, sabrá qué sucedió en la última interacción, cuánto tiempo ha pasado desde que habló con ellos, cuándo abrieron su último correo electrónico, su rol y todos los demás datos personalizados que ha recopilado sobre ellos.

Todos estos datos (y cómo están organizados) son 100% personalizables, por lo que siempre tiene la información que necesita de un vistazo.

Incluso puede ver todas sus interacciones en una vista de línea de tiempo, sin importar quién habló con ellos por última vez, incluidos correos electrónicos, registros de llamadas, archivos, notas y tareas completadas vinculadas a ese contacto.

Por lo tanto, es más fácil que nunca continuar donde lo dejó la última persona.

Streak también le permite configurar canalizaciones con etapas personalizables y codificadas por colores para que pueda realizar un seguimiento de los contactos a medida que se mueven a través de sus embudos con facilidad.

Puede configurar una tubería para cada proyecto, una para cada tipo de servicio que ofrece, clientes potenciales tibios y fríos, o consultas de soporte de prioridad baja, media y alta.

Los usuarios pueden obtener una vista panorámica de cada tubería sin salir de su bandeja de entrada. También pueden crear vistas personalizadas para que siempre tengan fácil acceso a los datos que necesitan sin tener que clasificar un montón de cosas que no les interesan.

Debido a que Streak funciona directamente en su bandeja de entrada, viene con algunas funciones que otras opciones en nuestra lista no tienen. Una de ellas es la combinación de correspondencia, que le permite enviar correos electrónicos masivos con campos personalizados, como nombre, empresa y otra información personalizada que tenga.

Con él, puede hacer un seguimiento de docenas de contactos a la vez, enviar mensajes de marketing a un grupo de contactos o escribir plantillas que todo su equipo puede usar directamente desde Gmail.

Otra característica destacada es una biblioteca compartida de fragmentos reutilizables a los que todo su equipo puede acceder y utilizar en cualquier momento, lo que da como resultado mensajes consistentes independientemente de quién esté escribiendo sus correos electrónicos.

Su equipo también puede acceder a todas sus canalizaciones desde sus teléfonos, tomar notas en la aplicación móvil y enviar contactos directamente a sus teléfonos con un solo clic para que no tengan que ingresar manualmente los números de teléfono para hacer llamadas.

Sin embargo, los usuarios no pueden hacer cambios ni editar gran parte de nada, y toda la aplicación móvil es bastante limitada en comparación con otras opciones de nuestra lista.

Aparte de Gmail y su teléfono, las integraciones con un solo clic son limitadas. Sin embargo, hay una integración de Zapier que desbloquea más de otras 1000 herramientas y una API abierta para potenciar aún más su bandeja de entrada si lo desea.

Uno de los mayores inconvenientes de Streak es que le falta un generador de flujo de trabajo para las automatizaciones.

Pero sigue siendo una excelente opción si pasa la mayor parte del día dentro de su bandeja de entrada de Gmail y no quiere molestarse con agregar un software por separado.

Hay cuatro planes de precios para elegir, que incluyen:

• Gratis : para las personas que quieran probarlo
• Solo : $ 15 por usuario por mes para hasta 5,000 contactos
• Pro : $ 49 por usuario por mes para contactos ilimitados
• Empresa : $ 129 por usuario por mes para validación de datos y soporte prioritario

Si eres un usuario solitario con menos de 500 contactos, el plan gratuito es una excelente opción. También es un buen lugar para comenzar si desea probarlo antes de invertir.

#4 – Monday.com — Lo mejor para autónomos basados ​​en proyectos y equipos pequeños

En esencia, Monday.com es un software de gestión de proyectos. Pero tiene un precio asequible, plantillas de gestión de contactos prediseñadas y la versatilidad para convertirlo en un excelente CRM ligero que funciona bien tanto para la gestión de contactos como de proyectos. 

Mientras que otras herramientas ofrecen funciones básicas de gestión de tareas, Monday.com es una plataforma completa de gestión de proyectos. 

Ya sea que necesite realizar un seguimiento de las ventas, administrar las consultas de soporte entrantes, optimizar la incorporación de nuevos empleados, manejar contactos de marketing o almacenar información de proveedores, esta herramienta lo hace todo. 

Los autónomos y los equipos pequeños apreciarán su simplicidad y facilidad de uso, además de que hay mucho espacio para crecer a medida que su negocio se expande. 

La versatilidad de Monday.com también significa que puede usarlo en diferentes departamentos para que coincida con los flujos de trabajo individuales y al mismo tiempo mantener la información de contacto en una herramienta centralizada. 

Por ejemplo, puede rastrear fácilmente nuevos clientes potenciales que se registran en su lista de correo electrónico a medida que pasan por el proceso de convertirse en un cliente potencial cálido para un cliente que paga y rastrear el estado de sus proyectos a medida que su equipo elimina tareas de la lista de tareas pendientes. 

Desde allí, también puede realizar un seguimiento de ellos a través de procesos posteriores al proyecto.

Si bien la versatilidad puede hacer que comenzar sea un desafío, Monday.com ofrece numerosas plantillas de administración de contactos prediseñadas para diferentes industrias. 

Por lo tanto, no tiene que saber cómo lo va a usar o tener experiencia con la gestión de contactos para configurarlo y comenzar. Todo lo que tiene que hacer es elegir la plantilla con la que desea comenzar y listo. 

Todas las plantillas de Monday.com son totalmente personalizables, por lo que puede personalizarlas sin tener que empezar desde cero. 

La interfaz de usuario de Monday.com definitivamente eclipsa a la mayoría de las otras opciones en nuestra lista. 

Si está familiarizado con la creación de hojas de cálculo y el uso de herramientas de arrastrar y soltar, no le llevará ningún tiempo acostumbrarse a usarla para administrar sus contactos. 

Cada plan (incluso el gratuito) incluye formularios web compartibles que puede usar para recopilar información de contacto. Ya sea que desee administrar clientes potenciales entrantes, consultas de soporte entrantes o ambos, estos formularios lo hacen más fácil que nunca. 

Se conectan automáticamente a sus tableros dentro de Monday.com, por lo que nunca más tendrá que ingresar manualmente la información de contacto. 

Hablando de tableros, la plataforma admite más de 20 tipos de columnas, lo que le permite almacenar y rastrear cualquier tipo de información que necesite sobre sus contactos. Con toda esa información, filtrar y organizar contactos es pan comido. 

El plan gratuito incluye tableros ilimitados, lo que le brinda mucho espacio para jugar y configurar las cosas como desee. El plan de pago de nivel de entrada incluye canalizaciones visuales ilimitadas, tableros, campos personalizados y contactos, lo que le brinda la máxima libertad para realizar un seguimiento de cada proceso de contacto en todo su negocio. 

El generador visual de flujos de trabajo de Monday.com utiliza una interfaz familiar de arrastrar y soltar estilo Kanban que hace que sea más fácil que nunca codificar por colores sus proyectos y configurar etapas personalizables que coincidan con la forma en que funciona su negocio. 

También puede configurar automatizaciones de tareas (en el plan Estándar o superior). Son muy sencillos y solo requieren un poco de lógica básica para configurarlos. 

Todo lo que tiene que hacer es establecer un disparador, una condición y la acción deseada. 

Si bien son básicos y fáciles de configurar, también son lo suficientemente potentes como para automatizar cientos de tareas repetitivas en toda su empresa. Tal vez desee enviar automáticamente un correo electrónico de seguimiento si alguien no ha respondido dentro de dos semanas. O tal vez desee crear un nuevo registro de contacto cuando reciba un correo electrónico entrante. 

Puede configurar notificaciones personalizadas, mover un contacto de una etapa de canalización a la siguiente o dejar un mensaje de celebración en Slack cuando cierra un nuevo trato.

Monday.com también tiene la aplicación móvil mejor calificada que hemos visto, con decenas de miles de reseñas de cinco estrellas en Google Play y The App Store. Con él, puede hacer casi todo lo que puede hacer en el escritorio con su teléfono. 

Hay cinco planes de precios para elegir, que incluyen:

• Gratis – hasta 2 usuarios
• Básico : $ 8 por usuario por mes
• Estándar : $ 10 por usuario por mes
• Pro – $16 por usuario por mes
• Empresa : solo precios personalizados

El plan gratuito es perfecto para autónomos que acaban de empezar o si solo quieres probarlo antes de invertir. Pero todos los planes de Monday.com son asequibles y escalables a medida que crece. 

#5 – Covve : lo mejor si tiene dificultades para mantenerse en contacto con su red

Si buscas algo aún más sencillo que las otras opciones de nuestra lista, Covve es una excelente alternativa. 

Sus características son muy limitadas, pero es la solución más fácil de usar y perfecta para emprendedores, profesionales, emprendedores independientes y equipos pequeños ocupados (u olvidadizos) que buscan una mejor manera de mantenerse en contacto con su red profesional. 

Covve comenzó originalmente como una aplicación móvil para escanear tarjetas de presentación. 

Desde entonces, se ha transformado en un software de administración de contactos que es liviano, pero lo suficientemente poderoso como para avergonzar a la aplicación de contactos de su teléfono. 

Tiene la familiaridad y la facilidad de uso de la aplicación de contacto integrada de su teléfono con recordatorios automatizados inteligentes adicionales que se envían cuando es el momento de comunicarse con su red profesional. 

Nunca tiene que acordarse de hacer un seguimiento de sus contactos más importantes, incluso si está increíblemente ocupado.

Puede elegir entre recordatorios semanales, mensuales, trimestrales, anuales y personalizados para cada contacto de su lista. Por lo tanto, obtiene el control total de las notificaciones y recordatorios que recibe. 

También incluye recordatorios para fechas importantes como aniversarios, cumpleaños, vacaciones y más. 

Si ninguna de esas opciones funciona para usted, también puede configurar recordatorios programados. Después de interactuar con alguien, puede programar un recordatorio de seguimiento con unos pocos toques. ¿Quieres recordarte que debes volver a comunicarte en tres semanas? Con Covve, no hay problema. 

Dentro de la aplicación, puede ver todos sus próximos seguimientos para que siempre sepa lo que viene y sus contactos nunca se enfríen demasiado. 

Además de los recordatorios, hacer un seguimiento de todas sus interacciones es muy sencillo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que solo realiza un seguimiento de las interacciones que se inician a través de la aplicación, incluidas las llamadas, los mensajes de texto y los correos electrónicos. 

También puede mejorar esa información con notas vinculadas a cada registro de contacto para que pueda continuar donde lo dejó, recordar qué funcionó bien y qué no, o usarlas para agregar un toque personalizado a sus comunicaciones. ¿Tienen un equipo deportivo favorito del que hablan todo el tiempo? Tal vez tengan un pasatiempo interesante o un interés sobre el que puedas leer con anticipación. 

Puede agregar un nivel completamente nuevo de personalización a sus interacciones leyendo titulares y artículos relacionados con los intereses de su contacto. 

La aplicación incluso proporciona el clima y las últimas noticias según la ubicación de su contacto y el negocio para el que trabaja. 

Otra característica útil son las etiquetas personalizadas. Puede configurar tantos como desee y usarlos para segmentar sus contactos con un solo toque. Todas las etiquetas se pueden buscar y también puede buscar por varias etiquetas si lo desea. 

Debido a que la aplicación comenzó como un escáner de tarjetas de presentación, también tiene esa capacidad. Es muy intuitivo y más fácil que nunca digitalizar esa enorme pila de tarjetas de presentación que ha metido en su billetera, cartera o cajón de basura. 

Incluso detecta automáticamente cosas como el nombre, el número de teléfono y el correo electrónico para que no tengas que escribir nada tú mismo. 

Luego puede agregar etiquetas, notas y ubicaciones para que pueda documentar todos los detalles importantes sobre sus contactos sin tener que recordar todo por su cuenta. 

La aplicación cuenta con sincronización bidireccional completa con la libreta de contactos de su teléfono. También puede desactivarlo si desea mantener las dos aplicaciones separadas. 

Sin embargo, el mayor inconveniente de esta función es que no puede elegir qué contactos sincronizar. Es todo o nada. 

Hay dos planes para elegir, que incluyen:

• Gratis : para que los nuevos usuarios lo prueben
• Covve Pro : $ 9.99 por mes con todas las funciones

El plan Pro incluye recordatorios personalizados, escaneos ilimitados de tarjetas de presentación, tarjetas de presentación digitales, copias de seguridad de contactos y exportación de contactos. 

Ambos planes tienen un máximo de 8,000 contactos, aunque el equipo está trabajando para aumentar esto o eliminarlo por completo sin sacrificar la usabilidad de la aplicación. Tampoco hay una versión de escritorio, pero los desarrolladores dicen que llegará pronto. 

La herramienta ciertamente no es perfecta, pero es excelente en lo que hace. 

Como elegir el mejor programa de gestión de contactos

Para ayudarlo a tomar la mejor decisión para su negocio, echamos un vistazo a las 37 mejores herramientas de gestión de contactos y CRM del mercado. Luego, las redujimos a nuestras cinco recomendaciones principales utilizando la metodología que se muestra a continuación. 

Acceda a su información más importante en dos clics o menos

Las funciones de gestión de contactos normalmente no existen por sí solas como software independiente. En su lugar, están integrados dentro de las herramientas que realizan la gestión de contactos y mucho más; por lo general, están dentro del software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). 

Pero el mayor problema con el software de CRM es lo complicado (y caro) que es. 

Muchas empresas no necesitan cientos de funciones ni quieren gastar cientos de dólares al mes para obtener la funcionalidad que necesitan. 

Por eso, revisamos docenas de herramientas y filtramos las que hacen demasiado. 

En lugar de una herramienta que lo haga todo, desea algo simple y fácil de usar, así que eso es lo que buscamos. 

En lugar de brindarle una lista de herramientas complejas que son difíciles de usar en el mejor de los casos, nos enfocamos en CRM livianos con características esenciales y aquellos que ayudan a las pequeñas empresas o a los principiantes completos a pasar de la administración manual de contactos a algo con un poco más de poder. 

Cuando decimos características esenciales, nos referimos a cosas como:

• La capacidad de agregar notas a los registros de contacto
• Clasificación y segmentación para encontrar lo que necesita
• Vistas de lista fundamentales que priorizan la información más importante
• Etiquetado y categorización para mantener tus contactos organizados
• Información de contacto fácilmente actualizable cuando las cosas cambian
• Gestión básica de tareas para que nada pase desapercibido

Estas características existen en todas las herramientas de CRM que existen. Pero la mayoría de ellos se sienten hinchados y no se enfocan en hacer que estas características básicas sean lo mejor posible. En cambio, se enfocan en desarrollar funciones avanzadas que solo las empresas de nivel empresarial pueden usar. 

Ignoran al usuario de la pequeña empresa, lo que hace que estas herramientas sean casi imposibles de usar para las necesidades básicas de administración de contactos. 

Es exactamente por eso que utilizamos el acceso fácil a los datos que más le interesan y funciones esenciales de primer nivel para eliminar esas herramientas demasiado complejas que no funcionan para usted. 

Con herramientas livianas como las de nuestra lista, la información que necesita nunca debería estar a más de dos clics de distancia. 

Ya sea que desee encontrar un contacto para poder agregar una nota en su registro, encontrar sus principales contactos en una ciudad específica o abrir una lista de contactos con los que necesita hacer un seguimiento, la información más importante nunca debería ser difícil de encontrar. encontrar. 

Covve y Streak hacen el mejor trabajo al colocar su información donde la necesita: directamente en su bandeja de entrada de Gmail o directamente en su teléfono. 

Con ellos, ni siquiera tiene que abrir una herramienta diferente para encontrar lo que necesita. 

Pero si eso no es lo que está buscando, Bigin y Monday.com también son livianos, increíblemente fáciles de usar y priorizan su información más importante. Definitivamente son el camino a seguir si desea una herramienta separada que no parezca excesiva. 

HubSpot ocupa el último lugar debido a la gran cantidad de funciones en sus planes gratuitos y de nivel de entrada. 

Pero debido a que se enfoca en hacer que su funcionalidad básica sea realmente… realmente buena, bien merece su lugar en nuestra lista. 

Puede parecer demasiado para usted ahora, pero las funciones esenciales que obtiene de forma gratuita son mucho mejores que la mayoría de las herramientas pagas que existen. Y hay mucho espacio para explorar nuevas formas de simplificar y automatizar la gestión de contactos en el futuro. 

Por lo tanto, es una opción inteligente si desea la opción de una funcionalidad más avanzada (por la que no tiene que pagar más) a medida que crece. 

Solo tenga en cuenta que no será tan sencillo ni tan sencillo como las otras opciones. 

Nunca más te preocupes por las tareas repetitivas

Las mejores herramientas de administración de contactos aplastan los conceptos básicos y también ofrecen una manera fácil de automatizar tareas repetitivas (que puede configurar fácilmente por su cuenta). 

Si bien los CRM completos se enfocan en automatizar todo en toda su empresa, las herramientas de administración de contactos lo ayudan a automatizar las tareas repetitivas básicas para que pueda dedicar más tiempo a hablar con sus clientes en lugar de descubrir cómo administrarlos. 

Puede concentrarse en vender más, brindar un mejor servicio y generar más clientes potenciales sin contratar a nadie interno o externalizarlo a alguien que pueda manejarlo por usted. 

Las automatizaciones de flujo de trabajo suelen ser muy fáciles de crear: puede configurar disparadores personalizados, condiciones y acciones deseadas que suceden después de que se dispara el disparador y se cumplen las condiciones adecuadas. 

¿Quiere mover automáticamente a alguien de la etapa principal de su embudo a la fase de cliente después de que compre algo? Fácil. 

¿Necesita asignar el estado de “consulta reservada” a un contacto después de que reserve un lugar en su calendario? Tal vez desee enviar automáticamente un correo electrónico de seguimiento si alguien abrió su primer correo electrónico pero no respondió dentro de los siete días. 

Si bien los fundamentos de las automatizaciones de flujo de trabajo son simples y fáciles de configurar por su cuenta, son potentes y flexibles. 

Incluso puede usarlos para configurar recordatorios de seguimiento personalizados que envían automáticamente notificaciones por SMS o correo electrónico. Si bien configurarlas con flujos de trabajo es bastante fácil, algunas herramientas también tienen recordatorios incorporados que las hacen más fáciles que nunca de configurar con unos pocos clics. 

Además de automatizar tareas, centralizar la comunicación en un solo lugar es uno de los beneficios más significativos del software de administración de contactos. 

Por lo tanto, debe buscar una opción que le permita conectar múltiples canales de comunicación y extraer automáticamente conversaciones o registros de correo electrónico, redes sociales, slack, teléfono, chat en vivo y cualquier otro canal que use para hablar con su gente. 

Las mejores opciones le permiten ver una línea de tiempo completa de cuándo tuvo lugar la interacción, de qué se habló y cualquier elemento de acción resultante. 

Puntos de bonificación si la herramienta extrae automáticamente imágenes, publicaciones en redes sociales, artículos de noticias e información relevante sobre sus contactos de varias fuentes en línea para ofrecer aún más contexto.

Tener toda esta información al alcance de su mano en un solo lugar significa que puede retomar fácilmente donde lo dejó o pasar el contacto a otra persona para que pueda continuar la conversación con una comprensión sólida de lo que sucedió en el pasado.  

Otra característica a buscar es la detección automática de duplicados. 

No hay ninguna razón (al menos que se nos ocurra) para tener dos registros para la misma persona; esto abre espacio para errores y falta de comunicación, especialmente si tiene otras personas en su equipo. 

Algunas herramientas de administración de contactos son lo suficientemente inteligentes como para darse cuenta cuando tiene duplicados y fusionarlos automáticamente para que no tenga dos versiones de datos dando vueltas. 

Bigin se lleva la palma en funciones y capacidades de automatización, por lo que es una excelente opción si la automatización es una prioridad. 

HubSpot y Monday.com ofrecen un generador de flujo de trabajo, pero no en los planes básicos. Puede automatizar algunas cosas en los niveles inferiores, pero las automatizaciones personalizables no son tan flexibles como esperábamos con estos dos. 

Covve es excelente si desea recordatorios de seguimiento automatizados. Aparte de eso, no puedes hacer mucho más con él. Sin embargo, Streak obtuvo la peor puntuación en capacidades de automatización en todos los ámbitos: es excelente en lo que hace, pero la automatización de tareas no es una de esas cosas.

Si está buscando algo que pueda ayudar a automatizar procesos más largos que abarquen departamentos o potencialmente toda su empresa, un CRM completo puede ser una mejor opción para usted. 

Integraciones que ahorran tiempo con las herramientas que ya usa

Incluso con una herramienta de administración de contactos liviana, es crucial conectar todo el otro software que usa para administrar su negocio. No solo hace que su vida sea más fácil, sino que también significa que puede ofrecer mejores experiencias sin hacer más trabajo. 

El punto es ahorrar tiempo y centralizar la información. Pero solo funciona así si funciona bien con las plataformas que usas para hablar con tus contactos y administrar esas relaciones. 

Idealmente, su software de administración de contactos puede extraer y agregar información automáticamente a todas esas herramientas para que no tenga que preocuparse por ingresar datos dos veces o enviar clientes a todos lados para interactuar con su negocio. 

Por ejemplo, la integración de su calendario facilita tanto a los clientes potenciales como a los clientes existentes programar una hora en su calendario sin tener que enviarle correos electrónicos de un lado a otro. 

También puede integrar una pasarela de pago para solicitar un depósito antes de que alguien pueda reservar un lugar en su agenda. 

Las integraciones profundas con su correo electrónico (Gmail o Outlook) pueden ofrecer información detallada directamente en su bandeja de entrada y rastrear automáticamente las conversaciones dentro de su herramienta de administración de contactos para que todas sus interacciones permanezcan centralizadas en un solo lugar. 

Incluso puede activar las notificaciones de seguimiento de correo electrónico para que siempre sepa cuándo alguien abrió su correo electrónico pero no respondió. 

Algunas herramientas de nuestra lista también ofrecen funciones básicas de marketing por correo electrónico integradas. Sin embargo, no podrá hacer largas secuencias de correo electrónico automatizadas como lo hace con las herramientas de marketing por correo electrónico. Por lo tanto, también debe asegurarse de que su herramienta de administración de contactos se integre con su servicio de marketing por correo electrónico para que pueda realizar un seguimiento de todos sus clientes potenciales e interacciones en un solo lugar. 

Si pasa mucho tiempo al teléfono, una integración con su sistema de VoIP significa que puede grabar automáticamente las llamadas telefónicas, adjuntarlas a los registros de contactos y realizar un seguimiento de los registros de llamadas sin esfuerzo adicional. 

Algunas de las opciones de nuestra lista tienen funciones de VoIP integradas si aún no tiene un sistema instalado. Sin embargo, tienes que comprar números de teléfono y pagar por los minutos que usas. 

Es posible que los equipos de atención al cliente deseen integrar su software de ticketing y soporte técnico. 

Si lo hace, puede adjuntar consultas de soporte y conversaciones en curso directamente dentro de su software de administración de contactos para que siempre tenga un registro de cada interacción. 

Incluso si un contacto se pone en contacto con alguien nuevo, todos en su equipo tienen todo el contexto que necesitan para brindar una experiencia de atención al cliente excepcional sin repetir información o pedirle al cliente que repita sus problemas una y otra vez. 

También debe asegurarse de que el software se integre con los formularios de su sitio si desea usarlo para administrar los clientes potenciales entrantes o las consultas de soporte. 

Algunos ofrecen creadores de formularios de arrastrar y soltar que puede usar para crear nuevos formularios que luego puede incrustar en su sitio web. De cualquier manera, esa conexión es esencial ya que es la forma en que la información de contacto fluye sin problemas desde su sitio web a su sistema de gestión de contactos.

Para integraciones menos comunes, puede usar Zapier o API abiertas. 

HubSpot es el claro ganador de esta sección con miles de integraciones disponibles con un solo clic. Independientemente de las herramientas que uses, nunca tendrás que preocuparte por la integración con HubSpot. 

Bigin le sigue de cerca con siete integraciones de un solo clic y una opción de Zapier con zaps preconstruidos que puede usar de inmediato. 

Streak y Covve se integran con su teléfono, pero carecen gravemente de integraciones con otras herramientas. Sin embargo, Streak tiene la integración más profunda con Gmail, por lo que es una gran ventaja. 

Monday.com solo le permite usar integraciones en niveles más altos, lo cual es una gran decepción. Por lo tanto, quedó en último lugar ya que son inaccesibles para las empresas más pequeñas que no desean actualizarse. 

Usted y su equipo pueden incorporarse

Muchas herramientas de CRM en el mercado son tan complejas que necesita capacitación personalizada 1: 1 del proveedor de software para comenzar. Hay miles de funciones para examinar, demasiadas cosas para tratar de descubrir por su cuenta. 

La buena noticia es que el software de gestión de contactos y los CRM ligeros son totalmente diferentes. 

Independientemente de cómo planee usarlo y su nivel de experiencia, debería ser increíblemente fácil comenzar. Si no es así, le recomendamos probar otra cosa. 

Después de todo, el objetivo es la simplicidad. Los proveedores de nuestra lista eliminan la mayor parte de la funcionalidad avanzada que nunca necesitará como una pequeña empresa o como usuario individual. Por lo tanto, no hay razón para que deba tomar más de 30 minutos conquistar la curva de aprendizaje. 

Si te encuentras con ganas de tirar tu computadora portátil por la ventana o tirarte de los pelos por la frustración, la herramienta probablemente sea demasiado complicada para tus necesidades. 

Dicho esto, una curva de aprendizaje más pronunciada (con algo como HubSpot) puede valer la pena si planea crecer rápidamente o sabe que necesitará capacidades más avanzadas en el futuro. 

HubSpot ofrece muchas funciones en el plan gratuito, por lo que definitivamente no es tan fácil de aprender como todo lo demás en nuestra lista. Pero hay espacio ilimitado para el crecimiento, que es algo que las otras herramientas simplemente no pueden ofrecer. 

La mejor manera de comenzar lo más rápido posible es con plantillas prediseñadas que puede instalar y personalizar según sea necesario. 

Las plantillas le permiten comenzar con una base en lugar de construir todo usted mismo. Por lo tanto, recomendamos revisar detenidamente las plantillas prefabricadas de cada proveedor para ver si hay alguna que se asemeje a lo que está buscando. 

Si es así, configurar su nuevo sistema tomará solo unos pocos clics. Algunos pueden requerir un poco de ajuste para que funcionen para usted, pero el proceso para hacerlo debería ser sencillo. 

Incluso si termina comenzando desde cero, configurar su nueva herramienta no debería sentirse como si estuviera escalando el Everest. Debe tener sentido, sentirse intuitivo y tomar menos de 30 minutos. 

Ya sea que se esté despidiendo de la administración de contactos a través de hojas de cálculo, notas adhesivas, cuadernos o cualquier otra forma de administración manual de contactos, importar sus contactos es el siguiente paso. 

Entonces, preste atención a cómo funciona eso. ¿Puede simplemente cargar su hoja de cálculo y eso es todo? ¿Necesita hacer cambios en su hoja de cálculo para que funcione? Tal vez necesite ingresar datos manualmente para información no estándar, como notas o campos personalizados. 

Desafortunadamente, no hay una buena manera de importar notas adhesivas o cuadernos. Entonces, tendrás que morder la bala allí e ingresar todo a mano. 

Si desea sincronizar su sistema con su teléfono o cuenta de correo electrónico, asegúrese de consultarlo antes de tomar una decisión. Algunas opciones no le permiten hacer esto en absoluto, algunas solo le dan una opción de todo o nada, y otras le permiten decidir qué contactos traer. 

Además de configurar su sistema, una interfaz de usuario familiar hace que la experiencia sea aún mejor, especialmente si nunca antes ha usado software de gestión de contactos o CRM. 

Muchos de ellos se sienten similares al uso de una hoja de cálculo; si eso te ha funcionado hasta ahora, te recomendamos que te quedes con HubSpot o Monday.com. 

La configuración de Bigin es un poco diferente, pero no llevará ningún tiempo acostumbrarse. Mucha gente incluso prefiere su configuración poco convencional a la interfaz tipo hoja de cálculo porque es mucho más fácil de usar. 

Streak y Covve son interfaces de usuario totalmente diferentes. Streak funciona directamente en su bandeja de entrada de Gmail, pero también se parece mucho a una hoja de cálculo, por lo que aún tendrá un poco de familiaridad. 

Covve solo está disponible en su teléfono. Entonces, siempre que sepa cómo usar su teléfono, aprenderlo será muy fácil. 

Dicho esto, la mejor manera de averiguar qué funciona para usted es registrarse para obtener una prueba gratuita o un plan gratuito para siempre. Podrá jugar y asegurarse de que haga lo que necesita mientras se acostumbra a la interfaz antes de gastar un centavo.

Otros programas para la gestión de contactos gratis más utilizados

• ContactZilla Popular sistema de gestión de contactos, ofrece una ficha con información completa para cada contacto y es compatible con twitter, linkedin y google
• ContactKeeper ContactKeeper es completo gestos de contactos que te mantiene informado de los próximos cumpleaños.
• SoccerMom Contacts SoccerMom Contacts guarda y organiza nuestra lista de contactos. Tiene una interfaz muy clara en la que se añaden los datos cómodamente. Aparte de los típicos como nombre, domicilio, etc., también se pueden introducir fotografías y asignar varias direcciones, teléfonos y cuentas de correo a cada ficha.

• Kurlo Kurlo es una práctica agenda de contactos que tiene dos grandes ventajas: una, que al estar programa en Java es compatible con cualquier plataforma; y dos, que es compatible con dispositivos de memoria USB, con lo que te la puedes llevar donde quieras.
• PhoneDeckUno de los sistemas más completos. Cuenta con marcación automática, accesos rápidos, función rellamada y mucho más.
• Open ContactsOpen Contacts es una completo gestor de conactos con funciones propias de un CRM (“Customer Relationship Management” Gestión de las Relaciones con el Cliente).